Les chefs d’entreprise ont souvent des difficultés à définir combien d’espace de réunion ils ont besoin pour leur société. En effet, dans un monde idéal, on devrait tous disposer d’une salle de réunion spacieuse et confortable, au cas où les employés voudraient discuter de quelque chose. Cependant, dans la pratique, ce n’est pas toujours le cas.
D’un côté, les salles de réunion ont besoin d’être grand pour réunir toute l’équipe, mais d’un autre côté, il y aura une chance que les salles de réunion soient vides pour les jours restants de la semaine. Toutefois, chaque mètre carré d’espace de réunion vous coûtera de l’argent. Il faut donc trouver l’équilibre entre ces deux contraintes.
Choisissez votre salle en fonction de vos objectifs
Vous envisagez de réunir occasionnellement vos collaborateurs ou d’inviter régulièrement des clients VIP dans votre salle de réunion ? Vous souhaitez y organiser un séminaire, une petite réunion ou un événement professionnel spécifique ? Que vous aménagez ou louez une salle de réunion, c’est en fonction de son utilisation que vous devez baser la dimension de la pièce. Vous pouvez aussi baser la configuration de votre salle avec ses fonctions. En effet, vous pouvez choisir entre plusieurs dispositions : une salle en U, une salle en format classe ou un théâtre.
En outre, il faut aussi prendre en considération la capacité d’accueil. Pour ce faire, définissez vos besoins. Pour mieux vous aider, voici quelques indications concernant les besoins en espace :
- Pour une salle de réunion pour 2 à 6 personnes, vous aurez besoin d’un espace de 100 à 14 mètres carrés ;
- Pour une salle de conférence de 6 à 8 personnes, prévoyez une pièce de 15 à 20 mètres carrés ;
- Pour une salle de plus de 12 personnes, il faut une salle de plus 20 mètres carrés.
À noter que ces éléments sont seulement donnés à titre d’information, car d’autres critères entrent en jeu dans l’aménagement et la taille de votre salle de conférence.
Les autres points à considérer dans la surface de bureaux
Lorsque vous avez une idée précise sur la quantité d’espace dont vous avez besoin dans votre salle de conférence, il faut vous assurer que vos employés en tirent le meilleur parti. Voici quelques conseils :
Trouvez l’équilibre parfait entre la taille des meubles et l’espace disponible
C’est une étape importante de la planification de votre salle de réunion. Il faut que vous définissiez le rapport correct entre la taille de la table et l’espace disponible. Pour ce faire, assurez-vous qu’il y a une différence d’au moins trois mètres entre la longueur de la table et celle de la salle. Cela permettra aux employés de disposer de suffisamment d’espace de chaque côté de la table pour se déplacer. Concernant la dimension des tables, il faut que vous les adaptiez aux besoins des personnes, par exemple si quelqu’un doit utiliser un ordinateur ou doit écrire lors de la réunion.
Tenez compte des unités de stockage et de l’orientation des portes
Si vous devez mettre des unités de stockage dans votre salle de réunion, il faut aussi tenir compte de l’espace nécessaire pour permettre aux utilisateurs d’ouvrir les tiroirs et les armoires. Il faut aussi tenir compte du dégagement des portes. En effet, les participants doivent pouvoir entrer et sortir facilement de la pièce sans avoir à se déplacer latéralement ou à se presser contre les murs.
Mettez en avant le confort
Dans cette démarche, il est important de bien déterminer le capacitaire de vos futurs bureaux et vérifier s’il respecte le Code du Travail. Pour cela, vous devez prendre en compte ces quelques critères :
- Le nombre de sanitaires ;
- Le nombre et la largeur des dégagements ;
- La distance par rapport aux issues de secours.
Bref, pour définir la dimension de votre salle de réunion, vous devez prendre en compte plusieurs éléments. Tout d’abord, vous devez faire l’inventaire du nombre des participants, la fréquence des réunions et le confort de l’installation. Si vous avez des difficultés, vous pouvez toujours demander de l’aide à vos gestionnaires de comptes, car ils peuvent vous indiquer à quelle fréquence ils reçoivent des clients. Vous pouvez aussi demander des conseils aux services de location de salle de conférence pour aménager la pièce.